Herzlich willkommen! 👋

Schön, dass ihr hier seid! Wir unterstützen euch dabei, eure Mitarbeiter einfach und steueroptimiert mit Stadtgutscheinen zu versorgen.

Egal, ob es um Buchungen, Abrechnungen oder individuelle Anpassungen geht – hier findet ihr alle wichtigen Infos. Und wenn doch etwas unklar ist, helfen wir euch gerne persönlich weiter.

Lasst uns gemeinsam das Beste für euer Team herausholen! 🚀

Ihr zmyle-support-Team

Einzelnen Mitarbeiter anlegen

Um einen Mitarbeiter anzulegen besucht ihr zunächst einmal die Mitarbeiterseite indem ihr in der Navigation auf Mitarbeiter klickt.

1. Klickt auf ➕Neuen Mitarbeiter anlegen.

2. Es öffnet sich ein Dialogfeld. Klickt auf Einen einzelnen Mitarbeiter hizufügen.

3. Das Dialogfeld erweitert sich um ein Formular. Folgende Punkte können gepflegt werden: - Name* - Personalnummer* - Kostenstelle - E-Mail (Nötig, wenn der Gutschein per Wallet zugestellt werden soll) Mit Bestätigung des Button WEITER wird der Mitarbeiter angelegt. Fertig 🥳

Mehrere Mitarbeiter in einem Schritt anlegen

1. Klickt auf ➕Neuen Mitarbeiter anlegen.

2. Es öffnet sich ein Dialogfeld. Klickt aufMitarbeiter importieren.

3. Ladet nun eine *.csv oder *.txt mit euren Mitarbeiter-Daten hoch.

4. Weist auf der rechten Seite die Spalten der Datei dem System zu.

1. Über Weiter werden die Mitarbeiter in die Datenbank übernommen.

Fertig 🥳

Damit Ihr Gutscheine für Eure Mitarbeiter buchen könnt, sind ein paar Schritte nötig. Hier erfahrt Ihr, wie Ihr von der Registrierung bis zur ersten Buchung kommt.

Damit Ihr automatisierte Buchungen vornehmen könnt, muss jedem Mitarbeiter ein Gutschein zugewiesen werden. Ihr habt zwei Optionen:

1. Wallet-Gutschein – digital und sofort verfügbar

2. Plastikkarte – kann bei uns bestellt werden

Wallet-Gutschein zuweisen 📱

So geht’s:

1. Wählt den gewünschten Mitarbeiter aus der Mitarbeiter-Liste.

2. Ihr gelangt auf die Mitarbeiterdetails-Seite.

1. Im Bereich Gutscheinkonto auf ➕Gutschein zuweisen klicken

2. Im Dialogfeld auf Wallet klicken

3. Ggf. Gutschein auswählen und auf SPEICHERN klicken

Fertig 🤗

Plastikkarte zuweisen 💳

Alternativ zum Wallet kann dem Mitarbeiter auch eine Plastikkarte zugewiesen werden. Das ist ebenfalls sehr einfach. Die oben genannten Steps 1 bis 3 sind identisch, daher starten wir ab ..

1. Im Dialogfeld auf Plastikkarte klicken

2. Jetzt 6-stelligen Code von der Plastikkarte eingegeben

3. Auf SPEICHERN klicken

Fertig 😎

1. Klickt in der Navigation auf Mitarbeiter

2. Wält den zu löschenden Mitarbeiter aus der Liste aus

1. Klickt auf ⊖ Mitarbeiter löschen

2. Bestätigt das Löschen durch klick auf JA

Fertig 😇

Im Services-Bereich findet ihr nützliche Informationen und Vorlagen.

✅ Plastikkarten bestellen – Bestellt Plastikkarten einfach über unser Bestellformular. ✅ Wichtige Muster & Vorlagen – Zum Beispiel:

• Antrag auf Anrufungsauskunft gem. § 42e EStG

• Arbeitsvertragliche Vereinbarung für Warengutscheine ✅ AVV herunterladen – Eure Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) steht hier zum Download bereit.

1. Klickt in der Navigation auf Buchungen

Wenn ein Gutschein verloren oder gestohlen wurde, kann er gegen einen neuen ausgetauscht werden. Mit dem alten Gutschein kann dann nicht mehr eingekauft werden. Der Austausch ist sehr einfach:

1. Gehe in die Mitarbeiterverwaltung

2. Wähle den Mitarbeiter dessen Karte gesperrt werden soll aus

3. Klicke auf das Menü Icon in der Rubrik Gutscheinkonto

Los geht’s mit der Benutzeroberfläche!

Auf den nächsten Seiten zeigen wir Euch, wie Ihr Euch in der Benutzeroberfläche zurechtfindet. Schritt für Schritt erfahrt Ihr, wo Ihr welche Funktionen findet und wie Ihr sie optimal nutzt. Einfach, verständlich und auf den Punkt.

Lasst uns starten!

Im Bereich „Users“ verwaltet Ihr die Benutzer Eurer Organisation. Hier könnt Ihr neue User anlegen, bestehende bearbeiten oder bei Bedarf deaktivieren. Jede Rolle hat einen klar definierten Zugriff auf bestimmte Bereiche der Plattform – so bleibt alles übersichtlich und sicher.

Neuen User anlegen

1. Klickt auf „Users“ in der linken Navigation.

🎯 Buchung anlegen

Super! Ihr habt die Mitarbeiter erfolgreich angelegt und den entsprechenden Gutscheinkonten Gutscheine zugewiesen. Das ist die perfekte Basis für Eure erste Buchung. 🚀

🔹 Wie könnt Ihr die Buchung starten? Ihr habt zwei Möglichkeiten:

Im Bereich Users könnt ihr Kollegen zu eurem Account einladen. So kann z. B. die gesamte Personalabteilung Zugriff auf die Verwaltung erhalten.

So geht´s

Klickt auf dem Dashboard auf Terminbuchung. Es öffnet sich ein Dialogfenster.

1. Mitarbeiter auswählen Im ersten Schritt wählt ihr den Mitarbeiter aus für den ihr buchen möchtet

2. Gutschein-Typ wählen Wählt den Gutschein-Typ: Sachbezug50, Präsent60 oder Extra250

3. Netzwerk wählen (optional) Sollte euer Unternehmen für mehrere Stadtgutschein freigeschaltet sein, müsst ihr noch den Gutschein wählen den wir buchen möchtet

Fertig 💝

Ihr könnt eine Automatisierung jederzeit anpassen. So bleibt Ihr flexibel und könnt Automatisierungen nach Bedarf anpassen:

Automatisierung bearbeiten

1. Klickt in der Navigation auf Mitarbeiter

2. Wählt den Mitarbeiter aus, dessen Automatisierung ihr anpassen möchtet

3. Klickt im Gutscheinkonto auf die Automatisierung, die ihr ändern möchtet

4. Klickt im Menü auf ✏️ Bearbeiten

1. Nehmt die gewüschten Änderungen vor und klickt auf SPEICHERN

Fertig ☺️

Automatisierung löschen

Wenn Ihr eine nicht mehr benötigt ist auch das Löschen einer Buchung kinderleicht. Wir übernehmen die o.g. Schritte 1. - 3. und machen weiter bei

1. Klickt im Menü auf 🗑️ Löschen

2. Klickt im Dialogfeld auf LÖSCHEN falls ihr sicher seid dass ihr löschen möchtet

Fertig 🥳

Falls eine Automatisierung vorübergehend nicht ausgeführt werden soll, könnt Ihr sie pausieren. Die Buchung wird erst wieder aufgenommen, wenn die Pause aufgehoben wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Automatisierung zu pausieren:

1. Über Buchungen → Daueraufträge & Terminbuchungen

2. Über das Mitarbeiterkonto

Pausierung einstellen

1. Klickt in der Navigation auf Mitarbeiter

2. Wählt den Mitarbeiter aus dessen, Automatisierung pausiert werden soll

1. Wählt in der Rubrik Gutscheinkonto des Mitarbeiters die Automatisierung die pausiert werden soll

2. Klickt im Menü auf ⏸️ Pausieren

Neben der Automatisierung erscheint nun "Pausiert".

Fertig 😊

Pausierung fortführen

Das Aufheben der Pausierung ist genau so einfach wie das einstellen. Wir übernehmen die o.g. Schritte 1. - 3. und machen weiter bei

1. Klickt im Menü auf ▶️ Fortführen

Fertig 😎

Der Bereich Buchungen gibt euch eine komplette Übersicht über:

• Vergangene Buchungen – Alle bereits vom System ausgeführten Buchungen.

• Zukünftige Buchungen – Anstehende Daueraufträge und Terminbuchungen, inklusive der zugehörigen Mitarbeiter.

So habt ihr jederzeit im Blick, welche Buchungen bereits erfolgt sind und welche Automatisierungen aktiv sind.

Buchungen

In dieser Übersicht seht ihr alle vergangenen Buchungen, die das System bereits ausgeführt hat.

✅ Funktionen:

• Einsicht in alle abgeschlossenen Buchungen.

• Möglichkeit, sich zu jeder Buchung die Buchungsdetails anzeigen zu lassen.

Daueraufträge & Terminbuchungen

In dieser Übersicht seht ihr alle Buchungen, die das System automatisch ausführt.

✅ Funktionen:

• Direkte Einsicht in alle aktiven Daueraufträge & Terminbuchungen.

• Durch Anklicken einer Buchung gelangt ihr direkt zum Gutscheinkonto des Mitarbeiters.

• Ihr könnt Änderungen an der Buchung vornehmen, falls Anpassungen nötig sind.

Im Bereich Einstellungen könnt ihr eure Gutscheine individuell gestalten.

✅ Eigene Motive für Wallet-Gutscheine (Apple & Google)

• Hochgeladene Bilder erscheinen auf allen Wallet-Gutscheinen eurer Mitarbeiter.

✅ Individuelles Design für PDF-Gutscheine

• Ihr könnt ein eigenes Motiv für Gutscheine hochladen, die als PDF ausgedruckt oder per E-Mail an Mitarbeiter verschickt werden.

So könnt ihr eure Gutscheine an euer Corporate Design anpassen und personalisieren.

Ohne Mitarbeiter sind keine Buchungen möglich – daher ist dies eine der wichtigsten Seiten.

✅ Funktionen:

• Mitarbeiterliste anzeigen

• Nach Mitarbeitern suchen

• Neue Mitarbeiter anlegen

Hier verwaltet ihr alle Mitarbeiter und stellt sicher, dass sie für Buchungen verfügbar sind.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Über den Button ⊕ Neuen Mitarbeiter anlegen könnt ihr neue Mitarbeiter hinzufügen. Dabei habt ihr zwei Möglichkeiten:

1. Einzelne Mitarbeiter manuell anlegen

2. Eine gesamte Mitarbeiterliste importieren (CSV- oder TXT-Datei)

Verfügbare Felder:

• Name* (Pflichtfeld)

• Personalnummer (optional)

• Kostenstelle (optional)

• E-Mail-Adresse (empfohlen)

⚠ Wichtig: Die E-Mail-Adresse sollte hinterlegt werden, wenn der Mitarbeiter seinen Gutschein als Wallet (Apple/Google) erhalten soll.

Mitarbeiterdetails

Durch Klick auf einen Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste gelangt ihr zu den Mitarbeiterdetails. Hier habt ihr einen umfassenden Überblick über:

• Mitarbeiterdaten

• Gutscheinkonto mit gebuchten Automatisierungen

• Bereits ausgeführte Buchungen

Funktionen:

✅ Gutschein zuweisen – Verknüpft einen Gutschein mit dem Gutscheinkonto des Mitarbeiters. ✅ Buchungen verwalten – Neue Buchungen anlegen, Buchungen ändern oder löschen. ✅ Gutscheine sperren & entsperren – Falls ein Gutschein verloren geht. ✅ Neuen Gutschein zuweisen – Falls ein Gutschein nicht mehr auffindbar ist. ✅ Mitarbeiter löschen – Entfernt den Mitarbeiter inklusive aller gebuchten Aufträge.

Wenn ein Gutschein verlegt oder gestohlen wurde, kann er gesperrt werden, um Missbrauch zu verhindern. Wird der Gutschein wiedergefunden, lässt er sich entsperren und normal weiter nutzen. Die Sperrung und Entsperrung erfolgt schnell und unkompliziert:

Gutschein sperren

1. Gehe in die Mitarbeiterverwaltung

2. Wähle den Mitarbeiter dessen Karte gesperrt werden soll aus

3. Klicke auf das Menü Icon in der Rubrik Gutscheinkonto

1. Klicke auf Gutschein sperren

Fertig 🥳

Gutschein entsperren

Das entsperren ist genau so einfach wie das sperren.

Ihr wiederholt die o.g. Punkte 1 - 3.

1. Klicke auf Gutschein entsperren

Fertig 😊

Zugriff auf Gutscheinkonto via Plastikkarte

Der Zugriff auf das Gutscheinkonto via Plastikkarte erfolgt über den QR-Code. Der Mitarbeiter scannt dazu mit seinem Handy den QR-Code um gelangt zur Gutscheininfo.

Die Gutscheininfo zeigt dem Mitarbeiter den stets aktuellen Gutscheinwert der vorliegenden Plastikkarte an. Zudem hat er hier Zugriff auf eine aktuelle Akzeptanzstellen-Liste und auf sein Gutscheinkonto.

Wenn er nun zu seinem Gutscheinkonto möchte muss er lediglich auf den Button klicken.

Im Gutscheinkonto sieht der Mitarbeiter eine vollständige Übersicht über sein Guthaben und seine gespeicherten Gutscheine.

1. Gesamtwert aller Gutscheine

• Anzeige des gesamten verfügbaren Guthabens: Gutscheinkarten-Guthaben + Backup-Gutscheine

2. Detaillierte Gutscheinauflistung

• Alle aktiven Gutscheine werden mit ihrem jeweiligen Wert angezeigt.

• Transparente Übersicht über bereits genutzte und noch verfügbare Beträge.

3. Direkte Einlösung von Backup-Gutscheinen

• Backup-Gutscheine können zur Entwertung angeklickt werden.

• Der angezeigte QR-Code oder der 6-stellige Code kann direkt der Akzeptanzstelle vorgezeigt werden.

So hat der Mitarbeiter jederzeit volle Kontrolle über sein Guthaben und kann flexibel auf seine Gutscheine zugreifen.

Das Dashboard ist die Startseite, die ihr direkt nach dem Login seht. Hier habt ihr:

• eine Navigation auf der linken Seite.

• einen schnellen Zugang zu den wichtigsten Buchungsarten.

Im Bereich Rechnungsdaten hinterlegt ihr eure Rechnungsadresse sowie eure IBAN, von der offene Beträge eingezogen werden.

Abrechnungen

Hier findet ihr alle Abrechnungen, die wir euch jemals ausgestellt haben.

Nutzung von Gutscheinen als Plastikkarte oder Wallet

Mitarbeiter können Gutscheine entweder als klassische Plastikkarte oder digital im Wallet nutzen. Beide Varianten agieren als klassische Gutscheine und müssen lediglich an der Kasse vorgezeigt werden. Beide Varianten verfügen über:

• Einen QR-Code für das schnelle Scannen

• Einen 6-stelligen alphanumerischen Code (z. B. Mu5t3r) für die manuelle Eingabe

Je nach System der Akzeptanzstelle wird entweder der QR-Code gescannt oder der Code manuell eingegeben, um den Gutschein einzulösen.

Zugriff auf Gutscheinkonto

Egal ob Plastikkarte oder digitale Wallet – der Gutschein ist immer mit einem persönlichen Gutscheinkonto verknüpft.

Über diesen Gutschein erhält der Mitarbeitende Zugriff auf sein Gutscheinkonto. Dort kann er:

• den aktuellen Kontostand einsehen,

• Transaktionen nachverfolgen,

• Gutscheine ansparen.

💡 Der Zugriff ist also immer an den zugewiesenen Gutschein gekoppelt.

Fragen

Begriffe